Je e-mail op maat, in jouw stem.
Het werk waarmee Vireno begon. Wij bouwen AI-workflows voor het e-mailwerk dat je iedere week opnieuw doet: van klachtafhandeling tot werkbonnen en betalingsherinneringen. De concepten klinken als jij, een mens leest en verstuurt. De inrichting gebeurt in jouw eigen omgeving, zodat je na oplevering eigenaar bent van het systeem.
-
Privacy geregeld vanaf dag éénJe sluit zelf een verwerkersovereenkomst rechtstreeks met Anthropic af. Wij komen er na oplevering niet meer aan.
-
Werkt naast je systeemVireno leeft naast OmniBoxx, Twinq, Rebo en andere beheerpakketten. Je huidige werkwijze blijft staan.
-
Mens blijft aan het roerDe AI schrijft het concept. Jij of je beheerder leest, past aan en verstuurt. Altijd.
-
Nederlandse praktijkGebouwd met kennis van het BKH, huurwet, gemeentelijke procedures en VvE-structuren.
Voor de mensen in de vastgoedketen.
Deze dienst is gebouwd voor wie elke dag merkt dat communicatie het werk is, niet de bijzaak. Of je nu vastgoed beheert, huurders bemiddelt, een VvE draait of als aannemer in intensief mailcontact staat met opdrachtgevers en bewoners: je deelt vaak hetzelfde probleem. Dezelfde e-mails opnieuw en opnieuw, met te weinig tijd voor het werk dat er echt toe doet.
Vastgoedbeheerders
Particulier, commercieel of beide. Van familiebeheerders tot grotere organisaties, inclusief beheerders met expat-huurders en tweetalige communicatie.
Verhuurbemiddelaars en relocation agencies
Lokale en internationale bemiddelaars met intensieve dossiercommunicatie en een continue stroom aan documenten en huurderscontacten.
VvE-beheerders
Portefeuilles waar elke vergadering een naklap aan correspondentie en actiepunten oplevert die altijd te lang blijft liggen.
Aannemers en onderhoudspartijen
Bedrijven met dagelijks mailcontact richting beheerders, opdrachtgevers en huurders, waar opdrachten en planning vaak via mail lopen.
Van intake tot rustige inbox.
Wij werken in drie overzichtelijke fasen. Jij houdt de regie, wij leveren het vakwerk. Na oplevering is het systeem volledig van jou. Doorontwikkeling is optioneel, nooit verplicht.
Intake
Anderhalf uur waarin wij jouw e-mailstromen in kaart brengen. Welke berichten kosten wekelijks de meeste tijd, waar gaan dingen mis, waar verlies je toon en context. Op basis daarvan adviseren wij welke workflows het meeste verschil maken.
€500 · verrekend bij akkoordBouw
Wij richten de gekozen workflows in binnen jouw eigen Anthropic-omgeving, afgestemd op je huisstijl, schrijfstijl en bestaande processen. Tweetalig waar nodig. Alles wordt eerst getest in een veilige conceptomgeving voordat er één e-mail uitgaat.
Oplevering
Bij livegang krijg je volledige zeggenschap over het systeem: prompts, templates, toegangsrechten. Wij leveren een trainingssessie voor je team, complete documentatie en 30 dagen nazorg. Doorontwikkeling is optioneel bij te boeken.
Eigenaarschap bij jouWat erin gaat. Wat er uit komt.
Een Vireno-workflow is geen black box. Eén binnenkomend bericht kan meerdere acties triggeren, elk met de juiste context en in de juiste toon. Hieronder een voorbeeld uit de dagelijkse praktijk: een spoedklacht over een lekkage. De workflow stelt twee concepten op die jij naast elkaar kunt nakijken.
Hoi, ik woon op Hoofdstraat 12-2 in Utrecht (tweede verdieping) en er lekt water uit het plafond in mijn badkamer. Het druppelt al sinds gisteravond. Heel vervelend, kan iemand snel komen kijken? Ik moet morgen naar mijn werk dus liefst vandaag nog. Bel me gerust op 06-12345678. Bedankt, Sarah
Hoi Sarah, Vervelend om te horen dat er water uit je plafond lekt. We schakelen hier met spoed een loodgieter voor in. Vandaag nog, ruim voor het einde van de middag, hoor je van ons wanneer die langskomt. Zet er tot die tijd een emmer of teil onder en haal spullen weg die nat kunnen worden. Wordt het tussentijds erger, bel ons dan meteen. Dan pakken we het met voorrang op. Met vriendelijke groet, [Je naam] [Je bedrijfsnaam]
Hoi [naam], Spoedmelding van onze huurder op Hoofdstraat 12-2: water lekt sinds gisteravond uit het plafond van de badkamer, vermoedelijk vanuit de verdieping erboven. Werkbon: WB-2026-0847 Adres: Hoofdstraat 12-2, Utrecht Huurder: Sarah de Vries · 06-12345678 Urgentie: Hoog, graag vandaag inplannen Kun je vandaag nog langskomen? Als dat lukt, laat dan even weten hoe laat. Dan geven wij dat door aan de huurder. Met vriendelijke groet, [Je naam] [Je bedrijfsnaam]
Wat hier gebeurt
De workflow herkent het type bericht (klacht, urgent, technisch), trekt de relevante context uit het dossier (adres, contactgegevens huurder, eerdere meldingen) en stelt twee concepten tegelijk op: een reactie aan de huurder in jouw eigen toon, en een werkbon richting je aannemer met een uniek bonnummer en de juiste informatie. Jij leest beide na, past aan waar nodig en klikt op verzenden. Eén binnenkomend bericht, twee voorbereide acties.
Acht workflows als inspiratie.
Hieronder een greep uit wat wij eerder hebben gebouwd. Het laat zien wat er mogelijk is. In de intake bepalen we samen welke workflows in jouw situatie de grootste impact maken en hoe ze er bij jou uit gaan zien. Ter indicatie: per bericht schelen deze workflows al snel vijf tot 30 minuten, afhankelijk van hoeveel uitzoekwerk er normaal in zit.
Welkomstmails voor nieuwe huurders
De eerste e-mailreeks na ondertekening, helder, persoonlijk en compleet zonder dat iemand er nog tijd in steekt.
Documentatie-intake en follow-up
Automatische triage van wat een nieuwe huurder al heeft aangeleverd en wat nog ontbreekt, met nette opvolging.
Klachtopvolging met escalatie
Eerste reactie binnen handomdraai, opvolging na een passend interval en escalatie volgens jouw eigen procedure.
Engelstalige expat-onboarding
Een welkomstreeks in correct, vriendelijk Engels met praktische info over wonen, gemeente en buurt.
Werkbonopdrachten naar aannemers
Van inkomende klacht naar een eenduidige opdracht, met de juiste afspraken, deadlines en bevestigingsstroom.
Weekrapportage met openstaande acties
Iedere maandag een overzicht van wat speelt, wat openstaat en waar opvolging nodig is. Voor jezelf, niet voor extern.
Kwartaalupdates aan beleggers
Een kwartaalbericht in jouw rapportstijl, opgebouwd uit de cijfers en de gebeurtenissen die er werkelijk toe deden.
Menselijke betalingsherinneringen
Opvolging die persoonlijk klinkt, niet als een incassobrief. De toon en context veranderen met elke fase.
Jouw situatie is uniek. Vertel ons je pijnpunten in een intake, dan bouwen wij iets dat bij jouw werk past.
Bekijk de investeringEén project, heldere afspraken.
Voor e-mailautomatisering werken we met een vaste startprijs en vaste bandbreedtes, van een klein tot een groot traject. Waar jouw traject in de bandbreedte landt hangt af van het aantal workflows, mailboxen en koppelingen. Dat bepalen we samen in de intake.
Wat je ons vaak vraagt.
De vragen die in elk kennismakingsgesprek over e-mailautomatisering terugkomen, met onze antwoorden. Staat je vraag er niet bij, dan beantwoorden wij hem graag tijdens de intake.
Gaat Vireno automatisch e-mails versturen namens ons?
Vervangt dit ons huidige beheersysteem?
Hoe zit het met AVG en de verwerking van persoonsgegevens?
Wat kost het Anthropic-abonnement?
Waarom werken jullie op maat in plaats van met een vast pakket?
Wie is eigenaar van de prompts en templates?
Hoe lang duurt een implementatie?
Wat als een workflow na livegang niet goed presteert?
Eerst een gesprek. Dan pas een voorstel.
Een koffie op je kantoor of een videocall van een halfuur. Wij luisteren, stellen vragen en geven eerlijk aan of en waar e-mailautomatisering verschil kan maken voor je team. Soms is het antwoord dat het nog niet past. Ook dat horen wij liever vooraf dan achteraf.